App for security: un caso pratico di un rapporto di installazione
Grazie all’ausilio di app for security un installatore di impianti di videosorveglianza può redigere con semplicità ed in totale autonomia un rapporto di installazione con annessa liberatoria da inviare ad ogni cliente.
Proviamo adesso a descrivere il caso pratico di Marco, titolare di un’azienda che si occupa di installazione e manutenzione di impianti antintrusione e di videosorveglianza.
Tramite l’ausilio di App for security, Marco censirà all’interno della App il cliente, inserendo i dati fiscali e di contatto (fondamentale in questa fase è inserire la mail del cliente alla quale verrà recapitata la documentazione generata dalla App), e l’impianto, definendo un nome per lo stesso (ad esempio “Sede Moodel Srl”).
La sezione “impianti” è utile per censire più installazioni che fanno capo ad uno stesso cliente: per ogni rapporto di installazione sarà possibile selezionare sia il cliente che l’impianto a cui si riferisce, nonchè caricare nell'apposito archivio tutti i documenti utili (schede tecniche, mappa dell'impianto, files di configurazione etc)
Marco adesso avrà la possibilità di inserire il nuovo rapporto di installazione, definendo nella sezione “informazioni generali” il cliente e l’impianto (selezionandoli dall’elenco a tendina), nonché il tipo di impianto e la finalità che il cliente intende perseguire tramite lo stesso. Inoltre, potrà fin da subito caricare la prima checklist sulla videosorveglianza, aggiornata alla circolare 5-2018 ed al GDPR.
Consigliamo di creare il rapporto di installazione prima dell’installazione stessa, in modo da iniziare a raccogliere i dati fin da subito (ad esempio caricare foto e dettagli dell’impianto).
Marco procederà quindi all’installazione dell’impianto, svolgendo la propria attività come da routine. L’unica novità sarà l’utilizzo di App for security nei punti chiave dell’installazione. Proviamo a definirne alcuni:
- Telecamere. Sono sicuramente l’elemento più “in vista” dell’installazione e, in alcuni casi, la loro posizione ed il loro orientamento possono generare dei problemi. Si pensi, ad esempio, alla telecamera installata sopra alla porta di ingresso dell’edificio, adiacente ad un’area pubblica: in questo caso l’orientamento della telecamera può includere una porzione di area pubblica (ad esempio il marciapiede) purché questo sia pertinente alla finalità della videoripresa e non eccedente. Ecco quindi che risulta fondamentale fotografare il posizionamento esatto di ogni singola telecamera e descrivere, nell’apposito campo note disponibile accanto ad ogni foto, di quale telecamera si tratta (si può usare come riferimento il numero della CAM riportato nel DVR/NVR)
- DVR/NVR e monitor. Si tratta del cuore centrale dell’impianto, sono i dispositivi che immagazzinano i dati e che permettono agli utenti di eseguire i trattamenti (accedere alla visualizzazione in live oppure risalire a riprese memorizzate). Fondamentali sono quindi delle foto che riproducono il luogo di installazione degli apparati, dalle quali si possano evincere anche gli aspetti di sicurezza fisica (ad esempio un armadietto di rete chiuso a chiave). In questo senso è molto utile anche la foto del pannello di configurazione dell’apparato dalla quale si possa rilevare il tempo di conservazione delle immagini.
- Devono essere posti prima del raggio di azione delle telecamere e ben visibili anche in orario notturno, può essere opportuno fotografare l’esatto posizionamento degli stessi. Dalla foto sarà così possibile evincere anche la loro completa e corretta compilazione.
Durante l’installazione Marco potrà accedere tutte le volte che vuole alla checklist sulla videosorveglianza ed iniziare a rispondere alle varie domande: in alcuni casi una risposta potrà mostrare alcune domande di dettaglio che prima risultavano nascoste. Per ogni domanda è disponibile un approfondimento (cliccando sull’icona “info”).
Ogni volta che la risposta è in contrasto con la normativa, la App mostrerà un messaggio di anomalia (in rosso): l’installazione e la compilazione potrà comunque continuare, ma l’anomalia servirà all’installatore per capire (e risolvere) il problema, oppure per allertare il cliente del fatto che alcuni punti vanno risolti perché l’impianto sia a norma.
Marco, ad esempio, si troverà di fronte alla seguente domanda: “E' stata predisposta una pianta dei locali in cui si indica la dislocazione delle telecamere e il loro raggio di azione?”. Rispondendo “NO” la App mostra che la risposta è anomala, poiché la mappa si rende necessaria per individuare il posizionamento ed il raggio d’azione delle telecamere, al fine di rispondere al principio privacy di minimizzazione. Marco potrà quindi procedere con la realizzazione della mappa e, appena pronta, accedere di nuovo alla checklist (anche dopo molti giorni), tornare alla domanda che presenta l’anomalia e correggerla (rispondendo “SI”), nonché allegare alla domanda stessa l’immagine della mappa (scattandola direttamente dalla fotocamera oppure caricandola dalla galleria del dispositivo).
Marco potrà quindi aggiornare passo dopo passo la checklist durante l’installazione dell’impianto, decidendo infine il momento in cui la checklist sarà completa: in questo caso potrà cliccare sul pulsante “completa”, rendendo così la checklist non più modificabile.
Al termine dell’installazione e prima della consegna finale dell’impianto, Marco potrà caricare una seconda checklist, denominata “post installazione”: rispondendo alle domande in essa contenute potrà verificare il corretto svolgimento degli ultimi passaggi ed assicurarsi che non vi siano anomalie residue.
In ogni rapporto di installazione è presente un campo “annotazioni”: vi suggeriamo di utilizzarlo per aggiungere una descrizione complessiva dell’impianto, inclusi i modelli e la tipologia di dispositivi utilizzati (ad esempio telecamere fisse e/o dome, DVR o NVR etc)
Ultima fase sarà l’apposizione delle firme al rapporto di installazione: la App consentirà il disegno della firma direttamente dallo schermo dello smartphone (sono importanti sia la firma dell’installatore che quella del cliente).
Terminato questo passaggio Marco potrà scaricare il rapporto di installazione per visualizzarlo in anteprima oppure inviarlo direttamente al cliente via mail tramite l’apposita funzione.